ความหมายของสำนักงาน อัตโนมัติ
ความหมายของสำนักงาน อัตโนมัติ หรือ "สำนักงานยุคใหม่" สำนัก งานอัตโนมัติ คือ
การสร้างระบบที่ใช้ในการประมวลข่าวข้อมูลไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบของข้อมูลที่เป็นตัวเลข รูปภาพข้อความ และเสียงที่มีระบบเป็นรูปแบบสามารถเก็บและเรียกมาใช้งานได้ตามต้องการ การบริหารข้อมูลข่าวสารสะดวกรวดเร็ว ปัจจัยที่สำคัญต่อระบบสำนักงานอัตโนมัติคือ ระบบการสื่อสาร โทรคมนาคม ซึ่งเป็นการสื่อสารเชื่อมต่อในการรวบรวมแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน ดังนั้นการได้เปรียบเสียเปรียบจึงวัดกันที่ใครมีข้อมูลข่าวสารเพื่อนำมาตัดสินใจได้ดีกว่า ถูกต้องกว่าทันสมัยกว่าและรวดเร็วกว่าสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) คือกระบวนการในการนำเทคโนโลยีมาช่วยคนในสำนักงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เทคโนโลยีที่นำมาใช้นั้นรวมถึงคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ เช่น เครื่องพิมพ์ดีดชนิดต่างๆ ที่อาศัยเทคโนโลยีชั้นสูง การสื่อสารด้วยเทคโนโลยีทางการสื่อสาร เช่น ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติดิจิตอล โทรสาร การสื่อสารผ่านดาวเทียม ไฟเบอร์ออฟติค ฯลฯ การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้จะช่วยให้องค์การได้ข้อมูลที่รวดเร็วทันต่อความต้องการ ข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้น ประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาว ลดเวลาในการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสาร ในขณะเดียวกันก็ลดงานด้านการจัดทำเอกสารและการจัดเก็บเอกสาร ลดปริมาณกระดาษที่ใช้ในสำนักงานให้ลดน้อยลง
ประโยชน์ของสำนักงานอัตโนมัติ
1. ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย
2. การเพิ่มประสิทธิภาพในสำนักงาน
3. ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องรวดเร็วขึ้น
4. ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงานและหน่วยงานมากขึ้น
5. หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณ์ที่ดี
เทคโนโลยีเพื่อสำนักงานอัตโนมัติ
1.เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์
-ซูเปอร์คอมพิวเตอร์ มีสมรรถนะสูง ราคาแพง เหมาะสำหรับงานวิจัยทางวิทยาศาสตร์
-เมนเฟรม บันทึกและจัดเก็บฐานข้อมูลขนาดใหญ่ เหมาะสำหรับหน่วยงานธุรกิจขนาดใหญ่
-ไมโครคอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล มีขนาดเล็ก นิยมใช้เป็นลูกข่ายในระบบเครือข่าย
2.เทคโนโลยีโทรคมนาคม
-เทคโนโลยีโทรคมนาคมพื้นฐาน
-ระบบโทรศัพท์ ปัจจุบันมีโทรศัพท์พีซีที เป็นโทรศัพท์ไร้สายซึ่งสามารถถือติดตัว โทรศัพท์มือถือ รวมไปถึงการใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาควบคุมการใช้โทรศัพท์ ที่เรียกว่า เทเลโฟนี (telephony)
-ระบบโทรสาร เป็นอุปกรณ์สำหรับส่งภาพลักษณ์ของเอกสารในสำนักงานผ่านระบบโทรศัพท์จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง
-ระบบประชุมทางไกล
-ระบบสื่อสารข้อมูลเป็นการส่งข้อความหรือข้อมูลผ่านระบบโทรคมนาคมระหว่างสถานที่สองแห่งประกอบด้วยอุปกรณ์สำคัญ 3 ส่วน คือ ส่วนรับ/ส่งข้อมูล,ส่วนแปลงสัญญาณ,ส่วนการสื่อสาร
3.เทคโนโลยีสำนักงาน
- เครื่องพิมพ์ดีด
-เครื่องถ่ายเอกสาร
-เครื่องบันทึกเอกสารลงบนไมโครฟิล์มและเครื่องอ่านไมโครฟิล์ม
-เครื่องบันทึกเอกสารลงสื่ออิเล็กทรอนิกส์
4.เทคโนโลยีภาพกราฟิก งานประมวลภาพกราฟิกเป็นงานที่เกี่ยวกับการนำเอกสารมาสแกนเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์เพื่อนำมาบันทึกบนสื่อบันทึก หรือแสดงบนจอภาพ หรือส่งไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นเช่นเดียวกับโทรสาร บางกรณีต้องการเปลี่ยนภาพกราฟิกให้เป็นข้อความสำหรับนำไปใช้งานอื่นๆ จึงจำเป็นจะต้องใช้โปรแกรมประเภทโปรแกรมรู้จำอักขระด้วยแสง(OpticalCharacter Recognition,OCR)
5.ระบบอินเทอร์เน็ต ซึ่งเป็นวิธีการสื่อสารที่เป็นมาตรฐานง่ายๆ ซึ่งสามารถจัดสร้างขึ้นให้ผู้ใช้เครือข่ายคอมพิวเตอร์เข้าถึงได้ และมีการกำหนดการทำงานกับเอกสารที่เป็นมาตรฐานและใช้กันอย่างกว้างขวาง ยังมีการนำแนวคิดและเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตไปใช้กับการจัดระบบเครือข่ายอื่นๆ ได้แก่ ระบบอินทราเน็ต และระบบเอกซ์ทราเน็ต
อ้างอิง
จาก http://learners.in.th/blog/jj03/192423
